Una de las razones más comunes del fracaso de un proyecto es la desalineación entre los objetivos del proyecto y la estrategia comercial. Las organizaciones que establecen una oficina de gestión de proyectos empresariales (EPMO), con el objetivo de alinear los proyectos y la estrategia, sufren un 33 % menos de fracasos en los proyectos, según el informe "Pulse of the Profession 2017: Success Rates Rise" del Project Management Institute. Las organizaciones están adoptando cada vez más la estructura EPMO, mediante la cual los gerentes de proyectos, programas y carteras participan en sesiones de planificación estratégica desde el principio para aumentar las tasas de éxito del proyecto. Si su empresa está sopesando la creación de una EPMO, esto es todo lo que necesita saber.
¿Qué es una EPMO?
Una EPMO es una función comercial que opera a nivel estratégico en colaboración con los ejecutivos de una organización. El objetivo de esta oficina centralizada es proporcionar orientación, gobernanza, procesos estandarizados y las mejores prácticas, herramientas y técnicas de gestión de cartera de proyectos para toda la empresa.
¿Por qué pasar de una PMO a una EPMO?
Por lo general, las PMO se establecieron para administrar y cumplir con los requisitos y productos específicos del programa y del proyecto y no estaban necesariamente vinculadas directamente con objetivos comerciales de alto nivel. Cada vez más, la eficacia se mide por la claridad con la que la PMO puede trazar una línea directa hacia el éxito del negocio en general. Aquí es donde puede ser necesario un EMPO, ya que es un EPMO que puede abordar:
- dirección de PMO ambigua
- Recursos de PMO infrautilizados
- bajo rendimiento de la empresa a un alto costo
- falta de alineación con la estrategia de toda la empresa
Según la investigación de PMI, las EPMO son capaces de mejorar los servicios de informes de cartera en un 20 %, los servicios de alineación estratégica en un 23 %, la confirmación de prioridades estratégicas en casi un 10 % y la alineación de proyectos con objetivos estratégicos en un 10 %.
La PMO tradicional frente a la EPMO
Las organizaciones exitosas organizan los esfuerzos de gestión de proyectos bajo una organización paraguas, ya sea una PMO o una EPMO. Una PMO tradicional es un grupo interno o externo que establece la dirección, mantiene y garantiza los estándares, las mejores prácticas y el estado de la gestión de proyectos en una organización. Las PMO tradicionalmente no asumen un papel de liderazgo en la alineación de objetivos estratégicos. Una EPMO tiene las mismas responsabilidades que una PMO tradicional, pero con un objetivo clave adicional de alto nivel: alinear todas las actividades de proyectos, programas y carteras con los objetivos estratégicos de toda la empresa.
Estructura EPMO y modelo de informes de alto nivel
Aunque la jerarquía de cada organización diferirá según factores como el tamaño de la empresa, la industria, la complejidad, la cultura, etc., el modelo operativo general debe ubicar a la EPMO en el nivel de planificación estratégica, con un jefe de EPMO que reporta directamente a alguien como el jefe. oficial de operaciones (COO). Esto le permite a la EPMO la capacidad de trabajar en estrecha colaboración con el equipo ejecutivo e influir en él a nivel estratégico, y viceversa. Este es un ejemplo de cómo sería un modelo operativo de EPMO.
moira alexander
Si bien la estructura y las áreas de informes pueden diferir de una empresa a otra, es esencial incorporar el rol de EPMO a un nivel estratégico. Al configurar su estructura EPMO, es vital que se lleve a cabo un análisis suficiente. El mapeo de las necesidades y objetivos actuales y futuros de su organización jugará un papel esencial en la implementación exitosa de una EPMO.
Roles y responsabilidades de EPMO
Debido a que las EPMO ayudan a las organizaciones a aplicar un enfoque estándar para la gestión de carteras, programas y proyectos a un nivel de liderazgo estratégico, la supervisión de todas las iniciativas, entregables y cumplimiento debe estar dentro del ámbito de la EPMO. La EPMO y sus líderes deben trabajar con el C-suite para:
- Establecer reglas básicas y expectativas para los equipos de proyecto.
- Formalice un lenguaje común para los gerentes de proyecto, los líderes funcionales y otras partes interesadas que facilite la comunicación y garantice que las expectativas se entiendan por completo.
- Establezca niveles apropiados de visibilidad y aumente la responsabilidad en toda la organización
- Campeón de la transformación empresarial
- Aumente la agilidad al adaptarse a otras iniciativas o cambios dentro de una organización
- Llevar a cabo la planificación de recursos y capacidad
- Establecer y mantener competencias y habilidades clave, y establecer estándares
- Determinar y comunicar indicadores clave de desempeño para medir el desempeño del proyecto
- Realizar revisiones periódicas y garantizar el cumplimiento de la organización
- Crear aceptación en todo el negocio
estandarización EPMO
Cada organización tiene sus propias políticas internas, prácticas, procesos e influencias que, a su vez, determinarán sus estándares de PMO o EPMO en diferentes grados. Generalmente, la estandarización puede no existir dentro de una estructura de PMO tradicional; en una PMO, cada una de las políticas, prácticas, procesos, herramientas y cultura pueden verse completamente diferentes a las del resto de la empresa. Dentro de una EPMO, la estandarización en estas áreas debe alinearse con los objetivos estratégicos generales de más alto nivel. Esto garantiza que todos los proyectos emprendidos sirvan para promover directamente la misión, la visión, los objetivos y la dirección general de toda la empresa establecidos por el equipo ejecutivo. Esto también reduce el desperdicio de recursos y la ambigüedad, y aumenta las tasas de éxito con todas las iniciativas de la empresa.
Marco y mejores prácticas de EPMO
Las mejores prácticas deben identificarse en función de los objetivos de misión crítica de una organización y deben estar dirigidas a lograr tasas más altas de ejecución y éxito de proyectos, programas, carteras y objetivos estratégicos. Esto requiere la organización de los siguientes elementos en un marco de trabajo:
- Gobierno corporativo
- Gestión estratégica
- Gestión de la cartera
- Gestión de programas y proyectos
- Estructura corporativa
- Tecnologías de la información
- Recursos humanos y cultura
Para obtener más información sobre cómo establecer una EPMO eficaz, consulte "4 secretos de las EPMO exitosas" y "Cómo desarrollar un plan estratégico de PMO".
Supervisión y gobernanza de EPMO
La supervisión estratégica y la gobernanza de la EPMO residen en el nivel ejecutivo, ya que todas las funciones dentro de la EPMO sirven para respaldar a toda la organización y sus estrategias. La comunicación, la presentación de informes, la colaboración, el uso de tecnología, el cumplimiento y todas las demás actividades dentro de la EPMO tienen como objetivo servir a toda la empresa y sus necesidades operativas. La gobernanza relacionada con cada proyecto, programa y cartera debe tener como objetivo satisfacer las oportunidades de toda la empresa y abordar los problemas y las barreras operativas. Los ejecutivos y la EPMO deben trabajar sin problemas y en conjunto con este fin para avanzar en todos los temas y oportunidades cuando se trata de todas las iniciativas y metas.
Pasar a una estructura EPMO tiene muchos beneficios. Antes de realizar la transición de la PMO tradicional a una EPMO, es importante dedicar tiempo a analizar la estructura, las barreras culturales, los factores operativos internos y las influencias externas que podrían afectar el éxito de este movimiento.
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Autora: Moira Alexander, escritora colaboradora
Moira Alexander es autora de "LEAD or LAG: Linking Strategic Project Management & Thought Leadership" y fundadora de PMWorld 360 Magazine y Lead-Her-Ship Group.
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¿Cuál es la descripción del trabajo de PMO?
Los gerentes de la Oficina de administración de proyectos (PMO) supervisan los proyectos comerciales y se aseguran de que se completen a tiempo y dentro del presupuesto. También se aseguran de que todos los miembros del equipo respeten los estándares de la empresa durante el desarrollo y la ejecución de cada proyecto. Prueba completamente gratuita, no se requiere tarjeta.
¿Cuáles son los 3 roles típicos de una PMO?
Tradicionalmente, una oficina de gestión de proyectos (PMO) es un grupo en el negocio responsable de proporcionar informes de gestión, establecer pautas y un marco de gobierno.
¿Cuál es el papel de la PMO en un proyecto ERP?
La PMO es responsable de administrar los recursos y el plan de implementación. La PMO reportará directamente a un comité directivo ejecutivo. El equipo del proyecto, tanto el proveedor como el cliente, informan a la PMO. Los miembros del equipo son responsables de completar sus tareas de acuerdo con el plan.