¿Qué es la gestión del cambio y cómo funciona? -

En tiempos de cambio, los aprendices heredan la tierra; mientras que los eruditos se encuentran bellamente equipados para lidiar con un mundo que ya no existe. -Eric Hoffer

El cambio es una parte inevitable de la vida. Pero también es una parte inevitable ya menudo crucial del negocio. Los profesionales de negocios actuales y aspirantes entienden que el cambio es clave para cualquier organización. Si está estudiando negocios, es importante saber que el cambio es algo sobre lo que está aprendiendo sutilmente todo el tiempo, ya sea que trabaje en negocios, salud o educación. Los cambios organizacionales ayudan a impulsar un negocio mientras trabajan para expandirse y avanzar con los tiempos. Las empresas pueden estar haciendo pequeños cambios en las políticas y los sistemas, o pueden estar haciendo grandes cambios moviendo equipos o agregando un nuevo producto. Sea cual sea la situación, las empresas tienen que tomar decisiones constantemente sobre cómo cambiar y adaptar su organización.

Si bien el cambio es una parte normal de los negocios, lamentablemente más del 70 % de las iniciativas de cambio fallarán. Por lo general, esto se debe a que los gerentes de primera línea no son el centro de atención, o esos gerentes no saben exactamente qué acciones deben tomar para tener éxito. Las empresas que desean implementar el cambio de manera efectiva pueden beneficiarse de la gestión del cambio.

La gestión de cambios es un enfoque estructurado y cuidadoso para asegurarse de que los cambios se implementen sin problemas y de que esos cambios generen beneficios duraderos. La gestión del cambio también se enfoca en los impactos más amplios del cambio, centrándose en cómo las personas y los equipos hacen la transición a la nueva situación. La gestión del cambio puede abordar un cambio de proceso simple o cambios importantes en la política o la estrategia. El objetivo general es tener un plan específico que todos puedan entender, lo que ayuda a que los cambios se realicen sin problemas. Implica consultar con los empleados para asegurarse de que estén en la misma página y que los cambios sean útiles y positivos. Es probable que se obtengan mejores resultados cuando una organización practica la gestión del cambio.

La gestión del cambio a menudo implica un proceso específico para ayudar a las organizaciones a tener éxito. El objetivo final de la gestión del cambio es ayudar a que los cambios se mantengan en su organización y crear estrategias efectivas para la necesidad siempre presente de adaptarse y ajustarse en los negocios. La gestión del cambio ayudará a la empresa en su conjunto, y a cada individuo en un equipo, a ver el éxito y el progreso que puede traer el cambio. Las personas estarán entusiasmadas con la implementación y el progreso de los cambios cuando se produzca una gestión eficaz del cambio.

Implementar la gestión del cambio implica involucrar a las personas adecuadas y presentar los planes de la mejor manera posible.

Definir el objetivo final. La primera clave para una gestión de cambios impactante es comprender cuál es el objetivo final. Cuando todo está dicho y hecho, ¿cuál es el cambio real que debe hacerse? El objetivo final puede ser dividir un equipo en dos. Puede estar implementando un nuevo sistema de software. Puede ser la presentación exitosa de un nuevo sitio web o producto. Sea lo que sea, es clave definir el resultado final para que pueda compartirlo fácilmente y hacer que todos estén en sintonía sobre el cambio.
Comprenda el impacto de sus cambios. Cuando se está preparando para un cambio, es importante comprender exactamente a quiénes afectará y cómo los afectará. Para algunas personas, puede significar promociones o nuevas contrataciones. Para otros, puede significar un cambio drástico en su flujo de trabajo o proceso. Algunas personas pueden ver pequeños turnos, mientras que otras pueden ver cambiar todo su sistema de trabajo. Es importante comprender cómo afectará esto a todos para que pueda saber la mejor manera de prepararlos y capacitarlos. Incluso los pequeños cambios son importantes para entender y estar preparado.
Identificar líderes clave del cambio. En cada proceso exitoso de gestión del cambio, hay campeones o líderes clave del cambio que ayudan a impulsar el éxito. Lograr que diferentes miembros del equipo compren y comprendan los cambios ayudará a impactar al equipo de manera positiva. Ciertos gerentes o empleados que se ven directamente afectados apreciarán participar desde el principio en la toma de decisiones y tener una idea de cómo este cambio afectará a su equipo. Pueden ser extremadamente útiles para crear un plan que será una experiencia positiva para los demás.
Haga que su equipo se entusiasme con el cambio. Para tener un cambio exitoso, deberá lograr que todas las personas afectadas participen. Comience con una gran reunión inicial que pueda entusiasmar a todos sobre el potencial que tiene el cambio. Si puede señalar grandes ventajas y recompensas que provienen del cambio, una mayor parte de su equipo podrá incorporarse rápidamente.
Plan de comunicación abierta. Haz un plan desde el principio para comunicarle a tu equipo cómo va el cambio. Las actualizaciones o reuniones semanales por correo electrónico pueden ser una excelente manera de asegurarse de que todo su equipo esté en sintonía. La transparencia es crucial para que los miembros del equipo se sientan involucrados y parte del cambio, y si puede ayudar a los empleados a sentirse seguros de lo que están aprendiendo sobre el cambio, es probable que obtengan mejores resultados.
Busque bloqueos de carreteras y caminos alrededor de ellos. Una parte importante de la gestión del cambio es buscar obstáculos. A medida que llega cada parte del cambio, es importante pensar en qué barreras podrían estar en el camino del éxito. Cuando eres capaz de identificar las barreras, puedes encontrar una forma de sortearlas antes de que se conviertan en grandes problemas. Si puede decirles a los equipos que entiende que esto podría ser un problema, pero que ya está trabajando en una solución, también se sentirán más seguros.
Establezca metas e hitos específicos. El cambio puede parecer ambiguo y frustrante para las personas, por lo que los objetivos e hitos específicos pueden ayudar a eliminar la ambigüedad del cambio. Los miembros del equipo sabrán para qué están trabajando y se sentirán seguros de que pueden alcanzar su meta e hito. También establecerá plazos que pueden ayudar a los empleados a sentirse más seguros sobre lo que se espera de ellos y cuándo se espera. Ser lo más específico posible es muy beneficioso para la gestión del cambio.
Utilizar una formación eficaz. La capacitación será crucial para un cambio exitoso en su organización. Los equipos pueden necesitar capacitación sobre nuevos programas, software o sistemas. Es posible que sea necesario capacitar a los nuevos gerentes, que los empleados deban conectarse con sus nuevos gerentes, etc. Planificar con anticipación una capacitación eficaz garantizará que los cambios sean exitosos, que todos entiendan cómo funciona el nuevo proceso y que todos tengan la oportunidad de hacer preguntas si es necesario.
Encuentre una gran ganancia rápidamente. Cuando ocurre un cambio en su organización, es importante obtener una gran victoria rápidamente. Encuentre una victoria positiva que pueda con su equipo para ayudarlos a sentirse seguros acerca de los cambios. Puede ser un aumento positivo en el tráfico del sitio web, un cambio en el rendimiento debido al nuevo software, más ventas, interacciones positivas entre nuevos equipos, etc. Encontrar una gran victoria ayudará a que sus equipos se sientan comprometidos y felices con el cambio.
Supervise su rendimiento y ajústelo si es necesario. Es importante saber que si los cambios serán efectivos, deberá monitorear y ajustar regularmente. Vea cómo van los cambios y pregunte regularmente a su equipo cómo se sienten. Es posible que deba realizar ajustes para que los cambios sigan teniendo un impacto a lo largo del tiempo. Utilice informes para comprender cómo los cambios están afectando a las personas y a la organización en su conjunto, y ajústelos según sea necesario para asegurarse de que el cambio siga siendo impactante.

La adopción de prácticas de gestión de cambios puede garantizar que su cambio no sea uno del 70 % que falla. Hay algunas prácticas que puede instituir para ayudar a garantizar que los cambios que su organización enfrentará sean positivos e impactantes. Algunas de estas mejores prácticas incluyen:

Inculcar una cultura de trabajo receptiva al cambio.
Sea transparente sobre los próximos cambios o turnos.
Tenga una comunicación abierta donde los empleados se sientan empoderados para cómo se sienten.
Establezca cadencias de informes para que las partes interesadas puedan ver cómo se están desarrollando los cambios.
Reclutar ayuda para implementar cambios si es necesario en la forma de un nuevo gerente de proyecto o consultor.
Encuentre la mejor manera para que su organización monitoree el cambio al establecer un buen software y sistemas de informes ahora.

Hay muchos enfoques diferentes en lo que respecta a la gestión del cambio, y algunos pueden no ser los mejores para ciertas organizaciones. Cada uno tiene ventajas y desventajas clave, por lo que es importante tener en cuenta su organización y el cambio antes de decidir cuál es el mejor modelo de gestión del cambio. Algunos de los principales modelos de gestión del cambio incluyen:

modelo ADKAR. El modelo ADKAR es un acrónimo que significa: Conciencia de la necesidad de cambiar, Deseo de implementar ese cambio necesario, Conocimiento de lo que se debe hacer para un cambio efectivo, Habilidad para implementar el cambio y Refuerzo de nuevos métodos. ADKAR ayuda a los empleados a comprender el proceso por el que están pasando a medida que se implementan los cambios y permite que todos estén en sintonía. Este modelo ayuda específicamente a las personas a atravesar el proceso de cambio. Este modelo está listo para usar, lo que puede ser bueno para algunas organizaciones, pero un desafío para aquellas que desean profundizar en el proceso.
La teoría de Kotter. La teoría de la gestión del cambio de Kotter implica seguir estos ocho pasos: crear un sentido de urgencia, construir una coalición guía, formar una visión e iniciativas estratégicas, reclutar voluntarios, habilitar la acción mediante la eliminación de barreras, generar victorias a corto plazo, mantener la aceleración e instituir cambio. Esta teoría es fácil de entender e involucra directamente a los empleados, ayudándolos a aceptar el cambio. Una desventaja de este modelo es que debido a que es un proceso paso a paso, omitir un paso puede ser un gran problema.
Curva de cambio de Kübler-Ross. La curva de cambio de Kubler-Ross también se conoce ampliamente como las "5 etapas del duelo". Este modelo describe las diversas etapas de las emociones de una persona que atraviesa un cambio que altera la vida, generalmente la muerte. Este modelo también se puede utilizar para describir las emociones y los sentimientos de una persona que atraviesa un cambio importante en el trabajo. Las 5 etapas incluidas en este modelo son negación, ira, negociación, depresión y aceptación. Este modelo se enfoca específicamente en el individuo y cómo el cambio lo está afectando personalmente, lo cual es excelente para los gerentes. Esto también tiene una desventaja, ya que puede crear situaciones en las que los gerentes se centren demasiado en las personas en lugar de en las necesidades de la organización.
modelo de Lewin. El modelo de cambio de Lewin se reduce a solo tres pasos: descongelar, cambiar y volver a congelar. Piénselo en términos simples, si tiene un bloque de hielo y necesita cortarlo por la mitad, debe seguir este proceso. Primero lo haría capaz de cambiar descongelándolo, luego lo cambiaría a la forma que desea y luego solidificaría la nueva forma volviéndolo a congelar. Si bien la simplicidad de este modelo es una ventaja, puede ser difícil trabajar con él si tiene un cambio grande y complejo que es difícil de reducir a tres pasos.
Modelo McKinsey 7-S. El modelo McKinsey 7s es una herramienta que evalúa el diseño organizacional de una empresa al observar sus 7 elementos internos clave: estrategia, estructura, sistemas, valores compartidos, estilo, personal y habilidades. Estos elementos ayudan a determinar si la organización está lista para hacer cambios y lograr sus objetivos. Esto ayuda a garantizar que una organización no asuma un cambio a menos que esté lista, pero puede incluir o pasar por alto elementos que una organización puede no necesitar específicamente para su cambio.

Independientemente de la industria en la que trabaje, el cambio será una gran parte de su vida. Como líder empresarial o gerente de su organización, es importante estar preparado para los cambios. La implementación de un proceso de gestión de cambios sólido puede ser clave para ayudar a su organización a prosperar con nuevas políticas, procedimientos y más.

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Las siete erres de la gestión del cambio

¿Quién planteó el cambio?
¿Cuál es la razón del cambio?
¿Qué retorno se requiere del cambio?
¿Cuáles son los riesgos involucrados en el cambio?
¿Qué recursos se requieren para lograr el cambio?
¿Quién es responsable de la parte del cambio de "construir, probar e implementar"?

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¿Cuáles son los 5 elementos clave de una gestión del cambio exitosa?

Cinco pasos para un cambio exitoso

1) Reconocer y comprender la necesidad de cambio.
2) Comunicar la necesidad e involucrar a las personas en el desarrollo del cambio.
3) Desarrollar planes de cambio.
4) Implementar planes de cambio.
5) Evaluar el progreso y celebrar el éxito.

¿Cómo se implementa la gestión del cambio en el lugar de trabajo?

8 pasos para implementar el cambio organizacional

Identificar el cambio y realizar una evaluación de impacto.
Desarrolle un plan.
Comunicar el cambio a los empleados.
Explique las razones del cambio.
Busque la retroalimentación de los empleados.
Lanza el cambio.
Supervisar el cambio.
Evalúa el cambio.

¿Cuáles son las 3 C de la gestión del cambio?

El principio de las tres C puede ayudarlo a superar este desafío de gestión del cambio. Los gerentes deben asegurarse de que los cambios que están comunicando sean claros, convincentes y creíbles.