Según el Índice para una Vida Mejor de la OCDE, Estados Unidos ocupa el noveno lugar desde abajo entre las naciones avanzadas en la categoría de "equilibrio entre la vida laboral y personal".
Ese estudio es parte de la razón por la que estamos viendo más artículos publicados sobre el tema de la productividad. Cada uno tiene como objetivo responder a la pregunta candente que todos nos hacemos: ¿Cómo podemos hacer más en menos tiempo?
Y si bien hay una multitud de estrategias para ayudarnos a alcanzar la máxima productividad, pueden ser difíciles de adoptar porque las técnicas van en contra de las rutinas que hemos tenido durante años. Si ha tenido problemas con los consejos de productividad para cambiar hábitos, como levantarse temprano o hacer ejercicio con regularidad, es posible que desee consultar las cuatro D de la productividad:
- Hacer
- Delegar
- Borrar
- Demora
Las cuatro D de la productividad son efectivas porque los profesionales no necesitan cambiar un hábito, sino adoptar un nuevo sistema. Las cuatro D funcionan tanto si eres madrugador como si eres un ave nocturna. No hay sesgos en este sistema, y ??ni siquiera tiene que esperar 66 días para que se arraigue como parte de su rutina.
Cómo funciona el Sistema de las 4 D de la Productividad
1) Hacer
Si una tarea llega a su plato y es importante y solo puede hacerla usted, encárguela de inmediato. Cumplir con la tarea y eliminarla de su lista de tareas pendientes evita que pierda el tiempo tomando una decisión sobre si debe comenzar o no y lo libera para otros proyectos una vez que haya terminado.
Podría ser algo pequeño, como un correo electrónico, o algo grande, como un proyecto importante que le asignaron recientemente. Pero eso no importa. Siempre que la tarea se ajuste a los dos criterios anteriores, depende de usted realizarla.
2) Delegado
En caso de que surja una tarea que pueda o deba ser realizada por uno de los miembros de su equipo o colegas, deléguela. Esto no solo lo libera para concentrarse en las tareas más importantes que se avecinan, sino que los miembros de su equipo se mantendrán ocupados con prioridades claras.
3) Eliminar
Elimine todas y cada una de las tareas que considere sin importancia. En lugar de agregarlos a una lista de tareas pendientes en constante crecimiento, eliminar estas tareas le permite mantener su lista manejable y dedicar su tiempo a proyectos de mayor importancia.
4) Retraso
Finalmente, si no puede hacer una de las tres primeras sugerencias, configure un recordatorio para que vuelva a realizar la tarea más adelante. Retrasar un proyecto que no es urgente elimina la presión de hacerlo de inmediato y le permite enfocarse primero en las tareas importantes.
Cómo utilizar las 4 D de la productividad
Para ver cómo se ve esto en la práctica, supongamos que tiene cuatro tareas en su lista de tareas pendientes:
- Actualizar las metas anuales del equipo
- Programar un café con Leslie
- Responder un correo electrónico frío
- Editar una publicación de blog
¿Qué D debe aplicar a cada tarea? Así es como usaría el sistema de 4 D para priorizar estas tareas:
- Los ejecutivos de su empresa están en la búsqueda de metas anuales actualizadas para su equipo. Este es un asunto urgente que solo usted puede hacer. Esta es tu tarea.
- Delega la edición de una publicación a un escritor ansioso por aprender a editar. De esta manera, el calendario de su blog se mantiene actualizado y su equipo tiene prioridades establecidas.
- Aunque quieras tomar un café con Leslie, programar esa reunión ahora mismo solo te costará tiempo. Retrasa eso hasta que hayas completado tu tarea de "hacer".
- Después de revisar su bandeja de entrada, ve un correo electrónico frío de un representante de ventas que no conoce. Elimínelo inmediatamente para no perder el foco y estar al tanto del correo electrónico.
Aquí hay un gráfico útil que puede ayudarlo a priorizar tareas de acuerdo con las 4 D de productividad:
La máxima productividad puede ser difícil de lograr porque a menudo necesita desarrollar un nuevo hábito, y los hábitos son difíciles de mantener después de unos días o semanas. Con las cuatro D de productividad, no necesita desarrollar un nuevo hábito, sino adoptar un sistema. Comience a mejorar su productividad de inmediato con este sencillo sistema.
Publicado originalmente el 1 de febrero de 2016 a las 12:00:00 p. m., actualizado el 15 de junio de 2021
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Software de gestión de tareas de productividad de ventas
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¿Qué significan las 4 D?
Las 4 D son: hacer, diferir (retrasar), delegar y eliminar (eliminar). Colocar una tarea o proyecto en una de estas categorías lo ayuda a administrar su tiempo limitado de manera más efectiva y mantenerse enfocado en lo que más le importa.
¿Quién inventó las 4 D de la gestión del tiempo?
¿Quién creó las 4 D de la gestión del tiempo? El proceso de gestión del tiempo de las 4 D se describió inicialmente en el libro *El poder del enfoque* escrito por Jack Canfield, Mark Victor Hansen y Les Hewitt. Proponen este enfoque para separar las tareas urgentes falsas de las muy importantes y recuperar el control del tiempo.
¿Cuáles son las 4 P's de la gestión del tiempo?
Los expertos coinciden en que las tareas más importantes no suelen ser las tareas más urgentes. Sin embargo, tendemos a dejar que las tareas urgentes dominen nuestras vidas. Covey, Merrill y Merrill (1994) clasifican las actividades en cuatro cuadrantes en su Matriz de gestión del tiempo: urgente, no urgente, importante y no importante.
¿Qué son los ABCD de la gestión del tiempo?
Análisis ABCD
- A – Tareas que se perciben como urgentes e importantes,
- B – Tareas que son importantes pero no urgentes,
- C – Tareas sin importancia pero urgentes,
- D – Tareas sin importancia y no urgentes.