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Actualización: Avisos modelo emitidos El 7 de abril de 2021, el Departamento de Trabajo de EE. UU. publicó avisos modelo y un conjunto de preguntas frecuentes para ayudar a los empleadores a cumplir con el subsidio de prima federal COBRA establecido por la Ley del Plan de Rescate Estadounidense. Consulte el artículo en línea de SHRM El DOL emite orientación sobre subsidios COBRA y avisos modelo. |
El gobierno federal pagará el 100 por ciento de las primas de seguro COBRA para los empleados elegibles que perdieron sus trabajos y para sus familiares cubiertos hasta septiembre, permitiéndoles permanecer en su plan de salud patrocinado por la compañía, bajo la Ley del Plan de Rescate Estadounidense (American Rescue Plan Act, ARPA) que el presidente Joe Biden promulgó la ley el 11 de marzo.
Cuando el Senado votó para aprobar el proyecto de ley, aumentó el subsidio del gobierno al 100 por ciento de las primas de COBRA para trabajadores despedidos y familiares cubiertos desde el 1 de abril hasta el 30 de septiembre de 2021, en comparación con un subsidio del 85 por ciento en el proyecto de ley de la Cámara.
Los empleadores obtendrán el subsidio a través de un crédito fiscal sobre la nómina contra los impuestos trimestrales de los empleadores, y serán responsables de pagar las primas a las compañías de seguros de salud, explicó Kathryn Bakich, líder nacional de prácticas de cumplimiento de la salud con sede en Washington, DC en Segal, HR y empleado consultoría de beneficios.
Tanto los planes de salud grupales totalmente asegurados como los autoasegurados sujetos a COBRA federal son elegibles para el crédito contra sus impuestos sobre la nómina de Medicare FICA, y deben proporcionar el subsidio de prima de COBRA a las personas elegibles de asistencia que hayan elegido la cobertura de COBRA, a partir del 1 de abril.
"Si el crédito excede la cantidad de impuestos sobre la nómina adeudados, el crédito sería reembolsable cuando los empleadores presenten el Formulario 941", su declaración de impuestos trimestral, dijo Bakich. El crédito también podría adelantarse bajo las reglas que establecerá el Departamento del Tesoro.
Subsidio de seis meses
El subsidio del gobierno federal para las primas de cobertura de COBRA que, de lo contrario, los empleados elegibles para recibir asistencia tendrían que pagar:
- Comienza el 1 de abril de 2021.
- Finaliza el 30 de septiembre de 2021.
¿Quien es elegible?
Solo las personas elegibles para asistencia (AEI) califican para un subsidio, lo que excluye a los empleados que terminan voluntariamente el empleo.
"Un AEI es alguien que, en el período de tiempo entre el 1 de abril y el 30 de septiembre de 2021, es elegible para la cobertura de COBRA debido a una terminación involuntaria (que no sea por mala conducta grave) o una reducción de horas y elige dicha cobertura", señaló. bufete de abogados BakerHostetler. "Un AEI ya no es elegible para un subsidio cuando se vuelve elegible para otra cobertura de plan de salud grupal (que no es un beneficio exceptuado) o Medicare o el vencimiento de su período máximo de COBRA, lo que ocurra primero", explicó la firma. .
Las AEI deben notificar a su plan de salud grupal si se vuelven elegibles para otra cobertura que cumpla con ACA durante el período del subsidio, después del cual el subsidio terminaría (incluso si el beneficiario de COBRA no se inscribe en la cobertura alternativa a la que se vuelve elegible), y estarían sujetos a sanciones si no lo hacen.
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Revisión de los conceptos básicos: Cobertura COBRA La mayoría de los empleadores del sector privado deben ofrecer cobertura de continuación de atención médica de COBRA si patrocinan un plan de salud grupal y tuvieron al menos 20 empleados de tiempo completo o medio tiempo durante el año anterior. Los empleadores pueden exigir a los trabajadores despedidos que optan por mantener su plan de salud patrocinado por el empleador, generalmente hasta por 18 meses, que paguen la cobertura de COBRA. COBRA se puede extender a 29 meses para personas con discapacidades, y hasta 36 meses si hay un segundo evento calificador durante el período de continuación de cobertura inicial, como el divorcio o la separación del empleado y su cónyuge. Algunos estados imponen sus propios requisitos de cobertura COBRA en determinadas circunstancias. Por lo general, con COBRA, las primas de seguro se limitan al costo total de la cobertura más un cargo administrativo del 2 por ciento. Ese costo, sin embargo, no es asequible para muchos trabajadores recién desempleados. Durante la pandemia, algunos empleadores optaron por pagar la cobertura de COBRA para los empleados que fueron despedidos o que perdieron la cobertura del plan de salud grupal cuando fueron suspendidos o se les redujeron las horas. |
¿Quién recibe los créditos fiscales?
Ashley Gillihan, socia de la oficina de Atlanta del bufete de abogados Alston, & Bird, dijo durante una conferencia virtual del Consejo de Empleadores sobre Compensación Flexible que parece que los créditos fiscales se aplicarán de la siguiente manera:
- Si un plan de salud grupal está sujeto a COBRA federal, entonces el empleador recibe los créditos fiscales, ya sea que esté totalmente asegurado o autoasegurado, y le paga a la aseguradora o al administrador externo (TPA) para subsidiar la cobertura de las AEI que eligen la cobertura COBRA hasta septiembre 2021.
- Si un plan autofinanciado no está sujeto a COBRA federal pero el estado requiere continuación de cobertura, entonces el empleador recibe el crédito fiscal y paga a la aseguradora/TPA para subsidiar la cobertura.
- Si un plan totalmente asegurado no está sujeto a COBRA federal, pero el estado exige la continuación de la cobertura, la aseguradora recibe los créditos fiscales y es responsable de garantizar la continuación de la cobertura de las AEI sin costo alguno.
Preocupaciones del empleador
Al prepararse para el nuevo subsidio, "los empleadores están… recordando el doloroso y confuso programa de crédito de asistencia para primas creado en 2009" bajo la Ley de Recuperación y Reinversión de los Estados Unidos (American Recovery and Reinvestment Act, ARRA), dijo Danielle Capilla, directora de cumplimiento y beneficios para empleados de Alera Group. , una firma de beneficios para empleados y servicios financieros. "El proceso para ese subsidio fue complejo y muchos empleadores cometieron errores con repercusiones financieras, y se teme que las reglas y el proceso del subsidio COBRA de 2021 sean similares".
Agregó que los empleadores han expresado su esperanza "de que las autoridades reguladoras brinden una guía clara y concisa sobre cómo implementar y manejar los subsidios COBRA y aprender de los errores del programa de subsidios ARRA".
Timothy S. Klimpl, abogado de la oficina de Stamford, Conn., del bufete de abogados Carmody, aconsejó que "los empleadores que deseen desempolvar su libro de jugadas de subsidio COBRA de ARRA, la ley de recuperación de 2009, deberán agregar algunas jugadas". Por ejemplo, señaló, "aparte de las diferencias en los montos de los subsidios, la nueva legislación parece brindar claramente la elegibilidad a las personas que pierden la cobertura activa como resultado de una reducción de horas, no solo una terminación involuntaria del empleo".
Junto con la elección individualizada de un año y las extensiones de pago anunciadas a fines de febrero por el Departamento de Trabajo (DOL), "los empleadores enfrentarán un tremendo desafío administrativo y de cumplimiento al implementar el subsidio COBRA", dijo Klimpl. "La única forma de enfrentar este desafío será enfrentarlo y hacer un plan proactivo para comunicarse con las personas elegibles, realizar esas comunicaciones y mantener buenos registros de ellas para demostrar el cumplimiento fiduciario".
Opciones para empleados
Bajo ARPA, los empleadores podrían dar a los empleados despedidos hasta 90 días (después de recibir el aviso de COBRA) para optar por inscribirse en un plan de salud grupal diferente ofrecido por su empleador. La prima por la opción de cobertura alternativa no puede ser superior a la prima del plan en el que el empleado estaba inscrito, entre otras restricciones.
Para los empleados afectados o familiares cubiertos, "esto podría ser un gran alivio, y no solo financieramente", dijo Kim Buckey, vicepresidenta de servicios al cliente de DirectPath, una firma de educación sobre beneficios, inscripción y transparencia en el cuidado de la salud. "Significa que no tendrán la carga de encontrar un nuevo plan y conocer los entresijos de este, posiblemente encontrar un nuevo proveedor, o correr el riesgo de quedarse sin cobertura mientras intentan encontrar un nuevo empleo durante la pandemia". ," Ella explicó.
Si el empleador decide permitir que los beneficiarios de COBRA cambien las opciones del plan cuando elijan la cobertura de COBRA, "eso podría proporcionar un alivio financiero adicional", dijo Buckey.
Período Especial de Inscripción
Bajo ARPA, un trabajador despedido que es elegible para recibir asistencia y que no eligió la cobertura COBRA antes del 1 de abril, o que eligió la cobertura COBRA pero luego la suspendió, puede elegir la cobertura COBRA durante un período de inscripción especial que comienza el 1 de abril y finaliza 60 días. después de la fecha en que se entregó la notificación COBRA.
Estas personas "pueden recibir el subsidio de forma prospectiva, sin tener que elegir y pagar COBRA retroactivamente durante meses antes de que el subsidio esté disponible", según Geoff Manville y Dorian Z. Smith, socios de la consultora de recursos humanos Mercer.
Requisitos de notificación
Para el 30 de mayo, "los avisos COBRA de los empleadores deberán incluir información sobre la disponibilidad del subsidio y el período especial de inscripción de 60 días para beneficiarios calificados", aconsejaron Manvile y Smith. "Esta información puede agregarse a los avisos COBRA actuales o proporcionarse en un documento separado", señalaron.
Los formularios de notificación de COBRA, ya sea enmendados o como un documento separado, deben incluir:
- Los formularios necesarios para establecer la elegibilidad para la asistencia con la prima de COBRA.
- El nombre, la dirección y el número de teléfono necesarios para comunicarse con el administrador del plan y cualquier otra persona que mantenga información relevante en relación con la asistencia con la prima.
- Una descripción del período electoral extendido provisto por la legislación.
- Una descripción de la opción de inscribirse en una cobertura diferente, si la adopta el empleador.
El ARPA ordena al DOL que publique avisos modelo dentro de los 30 días posteriores a la promulgación del proyecto de ley.
"Los empleadores deben prepararse ahora para enviar avisos e informar a las personas sobre el subsidio", dijo Bakich.
Los planes también deben:
- Envíe un aviso de vencimiento por separado a las personas elegibles cuando venzan sus períodos de asistencia con la prima.
- Notificar a las personas si su subsidio finalizará antes del 30 de septiembre de 2021, aunque este aviso no será necesario si su subsidio finaliza debido a la elegibilidad de la persona para otra cobertura.
Además de proporcionar los avisos requeridos, los patrocinadores de los planes de salud grupales deben considerar si permitirán que las personas se inscriban en una opción de plan diferente, pero no más costosa, que aquella en la que estaban inscritos cuando se perdió la cobertura, dijo Bakich. "Los patrocinadores del plan tendrían la opción de permitir esto y tendrían que incluir la disponibilidad de esa opción en los avisos que envíen", señaló.
Klimpl espera que "la prueba de estos avisos especiales se convierta en una fruta madura para las investigaciones de cumplimiento de ERISA realizadas por la Administración de Seguridad de Beneficios para Empleados del DOL durante los próximos dos años".
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Efecto de la extensión del plazo de alivio de la pandemia de COBRA Si bien los empleadores responden a los desarrollos legislativos relacionados con COBRA, deben estar al tanto de las nuevas pautas reglamentarias que afectan los plazos de COBRA para los administradores del plan y los empleados despedidos. La guía de fecha límite extendida del Departamento de Trabajo en el Aviso de Alivio de Desastres 2021-01, emitida el 26 de febrero, "complica la administración del subsidio COBRA en el sentido de que a las personas se les permite una extensión de tiempo para elegir COBRA", dijo Bakich. Aquellos individuos que sean elegibles para demoras también estarán cubiertos por el subsidio COBRA si cumplen con los requisitos de elegibilidad, señaló. Klimpl señaló: "Con suerte, el DOL emitirá una guía clara y asistencia de cumplimiento para aclarar la interacción entre el nuevo subsidio COBRA y las extensiones individualizadas de un año anunciadas el mes pasado". |
Problemas administrativos
"Los empleadores deben ser conscientes de los problemas administrativos relacionados con la notificación de las personas que pueden haber tenido un evento COBRA en el último año, y ser conscientes de cómo abordar situaciones en las que el empleador puede haber subvencionado una parte de COBRA prima", dijo Bakich.
Anticipándose a la promulgación de la medida y la fecha de entrada en vigencia del subsidio el 1 de abril, los empleadores deben comenzar a "trabajar arduamente para recopilar los nombres de los beneficiarios calificados de COBRA que tuvieron un evento calificador en 2020 para que puedan asegurarse de que cualquier persona que sea elegible para COBRA durante los seis período de subsidio de un mes recibe un aviso y la capacidad de elegir COBRA", dijo Bakich. En general, esto incluirá a "cualquiera que haya tenido, o haya podido tener, COBRA desde noviembre de 2019, porque sus 18 meses de cobertura se extenderían hasta abril de 2021", señaló.
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Próximos pasos La firma de asesoría de recursos humanos CBIZ aconseja a los empleadores que tomen estas medidas:
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Trabajar con TPA
Buckey señaló que "la mayoría de los empleadores en la actualidad subcontratan la administración de COBRA, por lo que correspondería al administrador administrar los cambios electorales, los requisitos de notificación y la facturación". Los avisos modelo de COBRA que se esperan en breve "deberían aliviar la carga de revisar los avisos actuales", dijo, y "dado que la mayoría de los planes no mencionan los cambios electorales para COBRA, es poco probable que se requiera una enmienda del plan para adoptar la disposición de cambio de opción del plan. "
Agregó: "Vale la pena señalar que la multa para los beneficiarios de COBRA que no notifiquen al plan cuando se vuelvan elegibles para otra cobertura grupal es de $250, y en el caso de que no notifiquen intencionalmente, la mayor de $250 o el 110 por ciento de la asistencia con la prima proporcionado después de la pérdida de elegibilidad", un asunto sobre el cual los empleadores deben informar a los afiliados a COBRA.
Si bien los empleadores pueden subcontratar la administración del subsidio a sus administradores externos de COBRA hasta cierto punto, dijo Klimpl, "los empleadores en última instancia siguen siendo responsables del cumplimiento. Las TPA también dependerán de que los empleadores informen a los empleados despedidos y los beneficiarios que pueden ser elegibles recientemente para la elección especial y el subsidio, incluso en algunos casos varios meses después de una separación del empleo que ocurrió durante el período del brote ", explicó.
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¿Cobertura COBRA o Planes Subsidiados del Mercado? Hasta 2022, ARPA amplía el acceso a los subsidios federales para las personas que compran un seguro médico en el mercado de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA), a través de Healthcare.gov o un intercambio estatal, al eliminar el corte del subsidio si un comprador gana más del 400 por ciento del nivel federal de pobreza, que asciende a alrededor de $51,520. En cambio, para aquellos que ganan más del 400 por ciento del umbral de pobreza, los subsidios (técnicamente, créditos fiscales anticipables) disminuirán gradualmente a medida que aumenten los ingresos, lo que limitará el costo de las contribuciones a la prima del plan ACA para planes de salud de nivel medio (plata) a no más del 8.5 por ciento. de los ingresos de una persona o familia. Hasta que expire a fines de septiembre, es probable que el subsidio del 100 por ciento para las primas de COBRA mantenga a los empleados despedidos inscritos en su plan patrocinado por el empleador, dijeron especialistas en beneficios. Sin embargo, a partir de octubre, aquellos que no hayan agotado su cobertura COBRA disponible pueden querer comparar el costo de mantener un seguro médico bajo COBRA con el costo de comprar un plan del mercado ACA, especialmente si ahora son elegibles para subsidios mejorados. Un punto para recordar: los empleados activos a los que se les ofrece seguro a través del trabajo no son elegibles para subsidios de primas a través del mercado de ACA si la cobertura patrocinada por su empleador se considera asequible y cumple con el requisito de valor mínimo de ACA. |
Recurso SHRM relacionado:
Resumen: Ley del Plan de Rescate Estadounidense, Asuntos Gubernamentales de SHRM, marzo de 2021
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Recursos exclusivos para miembros de SHRM:
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SHRM HR Q&As: ¿Cuáles son los eventos que califican bajo COBRA?
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Guía práctica de SHRM: Cómo administrar COBRA
¿Está COBRA cubierto por el estímulo?
Cuando el Senado votó para aprobar el proyecto de ley, aumentó el subsidio del gobierno al 100 por ciento de las primas de COBRA para trabajadores despedidos y familiares cubiertos desde el 1 de abril hasta el 30 de septiembre de 2021, en comparación con un subsidio del 85 por ciento en el proyecto de ley de la Cámara.
Cómo afecta el estímulo COBRA
El paquete de estímulo subvencionará el 65 % de las primas de COBRA para los empleados que fueron despedidos entre el 1 de septiembre y finales de este año. Si se demoró en inscribirse en la cobertura de COBRA cuando perdió su trabajo, tiene 60 días para volver a inscribirse después de recibir un aviso de su empleador.
Quién califica para el estímulo COBRA
Por lo general, las personas son elegibles para la cobertura COBRA gratuita si (1) son despedidos involuntariamente o tienen una reducción de horas que los califica para la cobertura COBRA federal o estatal y (2) el Período de subsidio se superpone con su período de cobertura COBRA.
¿Está pagando el gobierno federal el seguro COBRA?
Algunos estadounidenses ahora serán elegibles para que el gobierno federal cubra algunos meses de sus primas COBRA. informa Chris Chmura. Parte del Plan de Rescate Estadounidense, que el presidente Biden promulgó en marzo, cubre las primas COBRA completas para las personas elegibles desde el 1 de abril hasta el 30 de septiembre.